Wie optische Texterkennung funktioniert und Sie diese optimal nutzen
Im Zeitalter der Digitalisierung ist es unerlässlich, physische Dokumente effizient in bearbeitbare digitale Formate zu konvertieren. Bei Patronus Datenservice bieten wir umfassende Lösungen für Digitalisierung, Archivierung und Aktenvernichtung. Ein wesentlicher Aspekt der Arbeit mit digitalisierten Dokumenten ist die optische Zeichenerkennung (OCR – Optical Character Recognition), ein fortschrittlicher Prozess, der es ermöglicht, Text aus eingescannten Dokumenten erkennen zu können und Dokumente durchsuchbar zu machen. Hier ist ein Leitfaden, wie OCR funktioniert und wie Sie optimale Ergebnisse erzielen können.
Wie OCR funktioniert
Layoutanalyse
Die OCR-Software analysiert zunächst das Layout des eingescannten Dokuments, indem sie Bilder von Text trennt und deren Position sowie die Anzahl der Absätze und andere Elemente wie Seitenzahlen erfasst.
Texterkennung
Anschließend betrachtet die Software die Textblöcke, zerlegt sie in Sätze, Wörter und schließlich in einzelne Buchstaben.
Mustererkennung
Mit gespeicherten Musterdatenbanken vergleicht das Programm die gescannten Buchstaben mit bekannten Mustern. Bei einer bestimmten Übereinstimmung wird der entsprechende Buchstabe erkannt. Dieser Prozess ermöglicht es, ähnlich aussehende Zeichen wie „B“ und „8“ effektiv zu unterscheiden.
Rekonstruktion und Speicherung
Die erkannten Buchstaben werden zu Wörtern und Sätzen zusammengefügt und an ihren ursprünglichen Platz im Text zurückgeführt. Das Ergebnis ist ein bearbeitbares Dokument, das für weitere Verarbeitungen zur Verfügung steht.
Optimale OCR-Qualität beim Scannen
Um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie beim Scannen von Texten folgende Auflösungen beachten:
- Standarddokumente: 300 DPI in Schwarzweiß oder 200 DPI in Graustufen oder Farbe.
- Dokumente mit schlechter Qualität oder kleingedrucktem Text: 400 DPI in Schwarzweiß oder 300 DPI in Graustufen.
Beachten Sie, dass die OCR-Qualität stark von der Qualität des Originaldokuments abhängt. Ein sauberes Original in guter Qualität liefert die besten Ergebnisse. Handgeschriebene Anmerkungen, Linien oder Zeichnungen im Dokument können die OCR-Ergebnisse beeinträchtigen. Es ist ratsam, solche Elemente vor der OCR-Bearbeitung zu entfernen.
Tipps für eine erfolgreiche OCR-Verarbeitung
Dokumentenqualität: Verwenden Sie saubere Originale in guter Qualität, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Überprüfung: Überprüfen Sie den durch OCR konvertierten Text immer, da der Prozess nicht fehlerfrei ist und Ungenauigkeiten auftreten können.
Dateiformat: Speichern Sie die Datei idealerweise in einem verlustfreien Format wie PaperPort-Bilddatei (.max) mit der Einstellung Maximale Qualität, Windows Bitmap-Datei (.bmp) oder TIFF-Datei, um die beste OCR-Qualität zu erzielen.
Bessere Ergebnisse mit Patronus Datenservice
Bei Patronus Datenservice verstehen wir wie sich digitalisierte Dokumente in Ihre Unternehmensumgebung einfügen müssen, worauf beim Digitalisieren zu achten ist und bringen effektive OCR-Software in Verbindung mit modernen und leistungsfähigen Scannern mit. So gelingt Ihnen mit unserem Wissen und unserer technischen Ausstattung die Integration von Bestandsdokumenten in Ihre digitale Unternehmensstrategie.
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