Aktenarchivierung und Datenträgerlagerung

Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Sie Ihre Papierakten- und unterlagen archivieren wollen oder sollten. Für viele ist es die Kosteneinsparung, für andere wiederum ein Sicherheitsaspekt. Um Ihnen den Fokus auf Ihr Kern-Geschäft zu ermöglichen, archiviert Patronus-Datenservice nicht nur Ihre Akten, sondern digitalisiert diese auch für Sie und führt sie am Ende Ihres Lebenszyklus der DS-GVO- und BDSG-konformen Vernichtung zu. Als Full-Service-Anbieter stellen wir Ihnen auch eine Infrastruktur zur Verfügung, damit Sie jederzeit auf Ihre digitalen Akten zugreifen können und somit handlungsfähig bleiben, ohne wertvolle Fläche für die Lagerung von Akten zu verschwenden. Wir wissen das in uns gesteckte Vertrauen zu schätzen, daher garantierten wir Ihnen einen adäquaten Datenschutz sowie die Einhaltung strenger Sicherheitsvorkehrungen.

Ihr Vorteil externes Sicherheitslager Kosteneinsparung bei Fläche und Mitarbeiterkosten Strukturierte Ablage mithilfe eines Archivmanagements Bei Bedarf digitale Zurverfügungstellung Langzeitverwahrung

Physische Archivierung

Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können. Patronus Datenservices sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten.

Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt.

Transparenz, Schnelligkeit und Flexibilität zeichnen uns aus.

Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken. Durch standardisierte Prozesse unter Zuhilfenahme unseres eigenentwickelten Archivmanagementsystems, sorgen wir für schnelle Verfügbarkeit nach Ihren Bedürfnissen.

Videoüberwachte Archivräume

nahtlose Überwachung

Einbruch- und Brandmeldeanlagen

wir minimieren Risiken

Versiegelte Kartonagen

Authentizität und Integrität

DS-GVO-konform

geprüft und auditiert

Zugangs- und Zugriffskontrollen

Transparenz Ihrer Daten

Limitierte Akteneinsicht

nur in separaten Räumen

Fragen? Antworten!

Kostenersparnis: Nutzen Sie Ihre Räumlichkeiten effizient für gewinnbringende Geschäfte, statt toten Raum für Akten freizuhalten.

Sicherheit: Behalten Sie Ihre Akten in Ihren Betriebsräumen weiß jeder, wo man suchen muss, um diese zu finden. Lagern Sie diese jedoch mit Patronus aus, wird es für nicht autorisierte Personen die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Unser Archivierungssystem ist anonym und für außenstehende „unlogisch“ angelegt, sodass Unbefugte keine Chance haben genau Ihre Akten zu finden.

Entlastung: Sie bestimmen Start und Ende der Einlagerung und wir kümmern uns dank des Patronus – Rundum – Sorglos – Pakets um die Einhaltung der Aufbewahrungszeit und die fachgerechte Entsorgung.

Wir haben Ihnen auf unserer Ratgeber-Seite  eine detaillierte Übersicht über die Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente zusammengestellt.

Ordnen Sie ihre Dokumente nach Aktenjahren. Verpacken Sie in einen Archivkarton nur Akten aus einem Aktenjahr. Das dient zum einen Ihrer Übersicht und zum anderen kann dadurch die optionale Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist überwacht werden. Natürlich stehen wir Ihnen jederzeit unterstützend zur Seite! Überlegen Sie sich, ob Ihre Akten indexiert werden sollen und wenn ja, nach welchem Prinzip.

In den Karton gehören nur die Papierakten, die keine Feuchte-, Schimmel-, Brand- oder andere sich ausbreitende Schäden haben. Die Archivierung von Schadensakten muss uns gegenüber gesondert angezeigt werden! NICHT in den Archivkarton gehören:
 Geld, Urkunden, Wertpapiere oder sonstige geldwerte Güter und Dokumente, die länger als die übliche Aufbewahrungspflicht Gültigkeit haben. Auch keine nicht-papierhaften Datenträger.

Nein. Das Mietende ist frei bestimmbar. Vor Ablauf Ihrer Mietzeit erhalten sie automatisch eine Erinnerungs-E-Mail, sodass Sie die Mietdauer auf Wunsch auch verlängern können.

Wir kontaktieren Sie gern!

Vom Blatt zur Datei

Durch den professionellen Scanservice von Patronus digitalisieren Sie ihre Dokumente und machen diese immer und überall verfügbar. Einmal digitalisiert, sind die wertvollen Inhalte vor einem dauerhaften Verlust durch äußere Einwirkungen geschützt – egal ob Feuer, Wasser oder Sturm. Das Scannen von Unterlagen bietet darüber hinaus auch die Vorteile Platz und damit Kosten zu sparen sowie ihre Dokumente zu strukturieren. Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre Organisation modern und effizient zu führen. Von der Quittung bis zum Format A0 und sogar darüber hinaus, unterstützen wir Sie mit unserer modernen Hardware.

Sicher Vernichten

Wir vernichten Ihre Dokumente und Datenträger sicher und nach aktuellen Standards der  DS-GVO und der DIN 66399. Dabei stehen wir für die einmalige Aktenvernichtungen an Ihrer Seite oder auch für eine Dauerstellung. Sollten Sie beim Beräumen Unterstützung benötigen, können Sie uns auch gerne hierzu ansprechen. Neben Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Mandantenakten, CD´s, USB-Sticks und vielen anderen Datenträgern, vernichten wir auch Ihre Festplatten. Diese werden durch uns im Streifenschnitt geschreddert. Hierbei richten wir uns wieder nach Schutzklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 und natürlich der DS-GVO.

Kompakte Aktenverwahrung

Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Patronus Datenservice sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten. 

Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt. Dabei behalten wir für Sie mit unserem eigenen ERP stets alle Fristen und Archivierungsanforderungen im Blick.

Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken.

Sicher und Gut Beraten

Die Umsetzung der unzähligen Anforderungen aus dem Datenschutz in den verschieden Organisationen von Unternehmen über Vereine und Kommunen bis hin zu Forschungseinrichtungen und medizinischen Organisationen stellt noch immer viele vor große Herausforderungen. Hier unterstützen wir von Patronus mit unserer jahrelangen juristischen und IT-Expertise ganzheitlich von der Datenschutzberatung und der Stellung des externen Datenschutzbeauftragten bis zur Datenschutzschulung. In einer immer digitaler werdenden Welt versuchen wir den richtigen Weg und Ausgleich zwischen der Bewahrung der Freiheiten des Einzelnen und den Möglichkeiten der freien Unternehmens/Organisationsentwicklung sowie Entfaltung von Innovationen mit Ihnen auszuloten. Dabei stehen wir mit unseren Partnern immer an Ihrer Seite.