Aktenarchivierung und Datenträgerlagerung
Es gibt eine Vielzahl von Gründen, warum Sie Ihre Papierakten- und unterlagen archivieren wollen oder sollten. Für viele ist es die Kosteneinsparung, für andere wiederum ein Sicherheitsaspekt. Um Ihnen den Fokus auf Ihr Kern-Geschäft zu ermöglichen, archiviert Patronus-Datenservice nicht nur Ihre Akten, sondern digitalisiert diese auch für Sie und führt sie am Ende Ihres Lebenszyklus der DS-GVO- und BDSG-konformen Vernichtung zu. Als Full-Service-Anbieter stellen wir Ihnen auch eine Infrastruktur zur Verfügung, damit Sie jederzeit auf Ihre digitalen Akten zugreifen können und somit handlungsfähig bleiben, ohne wertvolle Fläche für die Lagerung von Akten zu verschwenden. Wir wissen das in uns gesteckte Vertrauen zu schätzen, daher garantierten wir Ihnen einen adäquaten Datenschutz sowie die Einhaltung strenger Sicherheitsvorkehrungen.
Ihr Vorteil externes Sicherheitslager Kosteneinsparung bei Fläche und Mitarbeiterkosten Strukturierte Ablage mithilfe eines Archivmanagements Bei Bedarf digitale Zurverfügungstellung Langzeitverwahrung
Physische Archivierung
Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft konzentrieren zu können. Patronus Datenservices sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten.
Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt.
Transparenz, Schnelligkeit und Flexibilität zeichnen uns aus.
Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken. Durch standardisierte Prozesse unter Zuhilfenahme unseres eigenentwickelten Archivmanagementsystems, sorgen wir für schnelle Verfügbarkeit nach Ihren Bedürfnissen.
Videoüberwachte Archivräume
nahtlose Überwachung
Einbruch- und Brandmeldeanlagen
wir minimieren Risiken
Versiegelte Kartonagen
Authentizität und Integrität
DS-GVO-konform
geprüft und auditiert
Zugangs- und Zugriffskontrollen
Transparenz Ihrer Daten
Limitierte Akteneinsicht
nur in separaten Räumen
Fragen? Antworten!
Kostenersparnis: Nutzen Sie Ihre Räumlichkeiten effizient für gewinnbringende Geschäfte, statt toten Raum für Akten freizuhalten.
Sicherheit: Behalten Sie Ihre Akten in Ihren Betriebsräumen weiß jeder, wo man suchen muss, um diese zu finden. Lagern Sie diese jedoch mit Patronus aus, wird es für nicht autorisierte Personen die Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Unser Archivierungssystem ist anonym und für außenstehende „unlogisch“ angelegt, sodass Unbefugte keine Chance haben genau Ihre Akten zu finden.
Entlastung: Sie bestimmen Start und Ende der Einlagerung und wir kümmern uns dank des Patronus – Rundum – Sorglos – Pakets um die Einhaltung der Aufbewahrungszeit und die fachgerechte Entsorgung.
Wir haben Ihnen auf unserer Ratgeber-Seite eine detaillierte Übersicht über die Aufbewahrungsfristen verschiedener Dokumente zusammengestellt.
Ordnen Sie ihre Dokumente nach Aktenjahren. Verpacken Sie in einen Archivkarton nur Akten aus einem Aktenjahr. Das dient zum einen Ihrer Übersicht und zum anderen kann dadurch die optionale Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist überwacht werden. Natürlich stehen wir Ihnen jederzeit unterstützend zur Seite! Überlegen Sie sich, ob Ihre Akten indexiert werden sollen und wenn ja, nach welchem Prinzip.
In den Karton gehören nur die Papierakten, die keine Feuchte-, Schimmel-, Brand- oder andere sich ausbreitende Schäden haben. Die Archivierung von Schadensakten muss uns gegenüber gesondert angezeigt werden! NICHT in den Archivkarton gehören:
Geld, Urkunden, Wertpapiere oder sonstige geldwerte Güter und Dokumente, die länger als die übliche Aufbewahrungspflicht Gültigkeit haben. Auch keine nicht-papierhaften Datenträger.
Nein. Das Mietende ist frei bestimmbar. Vor Ablauf Ihrer Mietzeit erhalten sie automatisch eine Erinnerungs-E-Mail, sodass Sie die Mietdauer auf Wunsch auch verlängern können.
