Als professioneller Dienstleister, digitalisieren wir Ihre Akten und Dokumente sowie andere Datenträger mit unserer modernen Hard- und Software und unseren geschulten Mitarbeitern. Dabei stehen Qualität und Sicherheit an oberster Stelle. Dabei steht Ihnen Patronus Datenservice als Fullservice-Anbieter von der Abholung bis zur Vernichtung zur Seite. Alles aus einer Hand.

Wir bieten das komplette Portfolio mit extrem flexiblen Kapazitäten: von der Digitalisierung kleiner bis großer Mengen an Papierakten und Papierordnern über den elektronischen Posteingang mit Dokumenten-Klassifizierung bis zur cloudbasierten Dokumentenbereitstellung.

Dokumente scannen mit moderner Hard- und Software

Scannen von Dokumenten in verschiedenen Formaten DIN A0, DIN A4, 44 Zoll sowie Dias und VHS und viele andere

Wir geben Ihre Daten in Ihrem Wunschformat aus PDF, TIF, PDF/A, JPG, DWG, DXF u.a.

Scannen in Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß

Revisionssicheres und ersetzendes Scannen

Beleg/ Dokumentenaufbereitung, Dokumentenindexierung

Die Auflösung der Scans bis 1200 x 1200 dpi

Die Dateiausgabe der Dokumente erfolgt vollkommen nach Ihren Vorgaben

Volltextsuche mittels OCR

Die Kontexte unserer Scan-Aufträge sind breit gefächert und so sind auch wir flexibel, um auf Ihre Anforderungen reagieren zu können.

Unabhängig davon, ob Sie Ihr Archiv auflösen oder umstrukturieren wollen, Bauakten für ein Bauprojekt digital benötigen, aufbewahrungspflichtige Dokumente digital aufbewahren wollen, Daten strukturieren möchten,

 oder schlicht Daten oder Erinnerungen sichern wollen, wir haben die passende Lösung für Sie. Sollten Ihre Dokumente im Zuge eines Wasser- oder Brandschadens beschädigt sein, dürfen Sie auf unsere Erfahrung und Unterstützung vertrauen.

Dabei liegen die Vorteile klar auf der Hand und sind von Fall zu Fall unterschiedlich gewichtet bzw. ausgeprägt

Raum- und Personalkosten sparen

das Papieraufkommen in Ihren Prozessen zu reduzieren

Kosten für teure Hard- und Software sparen

Unstrukturierte Ablage ordnen und wichtige Informationen sichern

Sichere Ablage und Schutz vor Verlusten und Beschädigung

Ortsunabhängig, flexibel, schnell und sicher auf Ihre Dokumente zuzugreifen

die Effizienz und Produktivität Ihrer Mitarbeiter durch digitalisierte Dokumente und Prozesse zu steigern

Das Scannen und Digitalisieren Ihrer Dokumente spart Ihrem Unternehmen und Ihrer Organisation kostenintensive und knappe Raumressourcen, sodass Sie Ihre verfügbaren Flächen für produktive Tätigkeiten nutzen können. Die Einbindung eines professionellen Scan-Dienstleister wie Patronus Datenservice bringt darüber hinaus den Vorteil, dass Sie das Scannen nicht Ihren Mitarbeitern überlassen müssen, da dies meistens Tätigkeiten sind, die Ihre Mitarbeiter frustrieren und die Motivation drücken. Durch unsere professionelle Ausstattung und unsere geschulten Abläufe und Mitarbeiter sind wir auch in der Lage große Mengen in kurzer Zeit und hoher Qualität zu Scannen.  Oftmals „versauern“ viele Akten im Lager oder im Abstellraum und unterliegen keiner Ordnung oder Struktur. Dabei kommt es dann doch oft zur Suche nach einzelnen Dokumente, welche sich dann wiederum sehr aufwendig gestaltet. Hier hilft ein digitalisiertes und volltextdurchsuchbares Archiv für eine schnelle Auffindbarkeit.

Wir Scannen:

Personalakten Bauakten/ Bauzeichnungen, technische Zeichnungen Rechnungen, Lieferscheine, etc. Notenblätter, Partituren Verträge, Angebote Akten Posteingang Dias, VHS Und und und

Die Arbeitsschritte eines typischen Scanvorgangs gliedern sich meist in die Dokumenten bzw. Belegaufbereitung, also für den Scan ordnen, Tackernadeln und Büroklammern entfernen, Dokumente ggf. einzugsfähig machen etwa durch Kantenglättung und dergleichen. Danach folgt das eigentliche Scannen und die strukturierte Ablage sowie Indexierung (Namensgebung). Zum Abschluss werden die Dokumente wieder in die verabredete Struktur gebracht also eingeheftet oder vernichtet.

Datensicherheit, Datenschutz

Wir sind uns der Verantwortung bewusst, die die Übernahme Ihrer Dokumente und Datenträger an uns mit sich bringt. Daher sichern wir ein hohes Schutzniveau zu. Das heißt ganz konkret: wir technisch-organisatorische Maßnahmen nach Artt. 24, 32 DS-GVO implementiert, um unsere Leistungen stets datenschutz-konform zu halten und wir leben unser Sicherheitskonzept, welches sich an den gängigen Branchenstandards orientiert. Kommen Sie bei Fragen gerne auf uns oder unsere Partner zu. 

Verschiedene Sicherheitszonen

Getrennte und separierte Netzwerke

Video- und alarmüberwachte Räume

Monitoring und Steuerung von Raumklima- und Temperatur sowie Luftfeuchte

Datenträger-vernichtung und Archivierung

Als Fullserviec-Anbieter hört unsere Begleitung von Ihrem Projekt und Ihren Datenträgern sofern gewünscht nicht beim Scannen auf, sondern gerne können Sie die Dokumente und Datenträger mit uns nach den Anforderungen der DIN 68399 vernichten oder auch Ihre Dokumente in unserem Archiv aufbewahren. Mehr dazu erfahren Sie hier

Jetzt kostenlosen Probescan verabreden – wir schenken Ihnen bei Auftragsvergabe einen A4 Ordner 8cm Kantenbreite!

Beschädigte Akten/ Dokumenten-rettung

Bei einem Brand – oder Wasserschaden, gehören Akten und Dokumente grunfdsätzlich immer zu den Gütern, die besonders schwer von Ereignissen betroffen sind. Als Träger wichtiger Informationen und Organisationswerten, ist deren Verlust besonders einschneidend. 

Mit unserem Digitalisierungsservice, sind wir in der Lage auch beschädigte Akten und Dokumente zu Scannen und somit langzeitverfügbar machen, auch wenn die Beschädigung stark ausgeprägt sind.

In unserem separaten Hygienebereich, haben wir die Möglichkeit, sowohl Nässe beschädigte also auch Brandbeschädigte Akten aufzubereiten und zu scannen. Hierbei stehen uns vom Papiertrockner bis über Durchlaufscannern bis hin zu Buchscannern die notwendigen Werkzeuge zur Seite.

Egal ob Rohrbruch, Regenschaden, Flut und Überschwemmung oder Brand, wir machen Ihre Informationen wider in kurzer Zeit verfügbar und retten Ihre Akten. Auch beim Transport können wir von Eigenabholung bis zur Beratung ebenfalls unterstützend zur Seite stehen.

Volle Kraft für das was wirklich zählt: Ihr Geschäft.
 Den Rest erledigen wir.

Wir kontaktieren Sie gern!

Vom Blatt zur Datei

Durch den professionellen Scanservice von Patronus digitalisieren Sie ihre Dokumente und machen diese immer und überall verfügbar. Einmal digitalisiert, sind die wertvollen Inhalte vor einem dauerhaften Verlust durch äußere Einwirkungen geschützt – egal ob Feuer, Wasser oder Sturm. Das Scannen von Unterlagen bietet darüber hinaus auch die Vorteile Platz und damit Kosten zu sparen sowie ihre Dokumente zu strukturieren. Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre Organisation modern und effizient zu führen. Von der Quittung bis zum Format A0 und sogar darüber hinaus, unterstützen wir Sie mit unserer modernen Hardware.

Sicher Vernichten

Wir vernichten Ihre Dokumente und Datenträger sicher und nach aktuellen Standards der  DS-GVO und der DIN 66399. Dabei stehen wir für die einmalige Aktenvernichtungen an Ihrer Seite oder auch für eine Dauerstellung. Sollten Sie beim Beräumen Unterstützung benötigen, können Sie uns auch gerne hierzu ansprechen. Neben Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Mandantenakten, CD´s, USB-Sticks und vielen anderen Datenträgern, vernichten wir auch Ihre Festplatten. Diese werden durch uns im Streifenschnitt geschreddert. Hierbei richten wir uns wieder nach Schutzklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 und natürlich der DS-GVO.

Kompakte Aktenverwahrung

Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Patronus Datenservice sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten. 

Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt. Dabei behalten wir für Sie mit unserem eigenen ERP stets alle Fristen und Archivierungsanforderungen im Blick.

Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken.

Sicher und Gut Beraten

Die Umsetzung der unzähligen Anforderungen aus dem Datenschutz in den verschieden Organisationen von Unternehmen über Vereine und Kommunen bis hin zu Forschungseinrichtungen und medizinischen Organisationen stellt noch immer viele vor große Herausforderungen. Hier unterstützen wir von Patronus mit unserer jahrelangen juristischen und IT-Expertise ganzheitlich von der Datenschutzberatung und der Stellung des externen Datenschutzbeauftragten bis zur Datenschutzschulung. In einer immer digitaler werdenden Welt versuchen wir den richtigen Weg und Ausgleich zwischen der Bewahrung der Freiheiten des Einzelnen und den Möglichkeiten der freien Unternehmens/Organisationsentwicklung sowie Entfaltung von Innovationen mit Ihnen auszuloten. Dabei stehen wir mit unseren Partnern immer an Ihrer Seite.