Kürzere Aufbewahrungsfristen durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2024 I Nr. 323)
Mit der Veröffentlichung des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) im Bundesgesetzblatt (BGBl. 2024 I Nr. 323) wurden wesentliche Änderungen bei den Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege eingeführt. Konkret wird die Frist von bisher zehn Jahren auf nunmehr acht Jahre reduziert. Die entsprechenden Anpassungen betreffen § 257 Abs. 4 HGB sowie die Abgabenordnung und das Umsatzsteuergesetz, die entsprechend überarbeitet wurden. Diese Neuregelung gilt für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist zum Zeitpunkt des Inkrafttretens des Gesetzes, also am 01.01.2025, noch nicht abgelaufen ist. Für Steuerpflichtige, die der Aufsicht der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht unterliegen, verschiebt sich die Einführung dieser Regelung um ein Jahr auf den 01.01.2026.
Kürzere Fristen bei Rückstellung berücksichtigen
Die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen wirkt sich auch auf die Erstellung von Jahresabschlüssen aus. Die Kosten für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen gelten als öffentlich-rechtliche Verpflichtung und müssen handels- und steuerbilanziell in Form einer Rückstellung berücksichtigt werden, die gemäß § 253 HGB bewertet wird. Durch die geänderte Frist ist die Höhe dieser Rückstellungen entsprechend anzupassen.
Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse wird weiterhin zehn Jahre
Eine wichtige Ausnahme bleibt bestehen: Die Aufbewahrungsfrist für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse wird weiterhin zehn Jahre betragen. In der Praxis werden Buchungsbelege jedoch oft genauso lange aufbewahrt wie Jahresabschlüsse, was dazu führen könnte, dass die Verkürzung der Frist auf acht Jahre wenig praktische Relevanz hat. Dennoch muss die Rückstellung angepasst werden, da Unterlagen, die freiwillig länger als gesetzlich vorgeschrieben aufbewahrt werden, nicht mehr unter eine rechtliche Verpflichtung fallen. Entsprechend entfällt hier die Rückstellungspflicht.
Professionelle Aktenvernichtung – sicher und effizient
Neben Anpassungsbedarfen etwa im Bereichen von Datenschutzhinweisen bietet die Verkürzung der Aufbewahrungsfristen eine hervorragende Gelegenheit, bestehende Archivbestände zu überprüfen und nicht mehr benötigte Dokumente datenschutzkonform zu entsorgen. Hierbei spielt die Wahl eines professionellen Aktenvernichtungsdienstes eine entscheidende Rolle: Mit zertifizierten Verfahren wird sichergestellt, dass sensible Daten gemäß DS-GVO und weiteren gesetzlichen Vorgaben sicher vernichtet werden. Ein spezialisiertes Unternehmen wie die Patronus Services GmbH unterstützt Sie dabei, Ihre Unterlagen schnell und effizient zu entsorgen. Vom sicheren Abtransport der Akten bis hin zur professionellen Vernichtung – alle Prozesse sind auf höchste Datenschutzstandards ausgerichtet. Nutzen Sie diese Gelegenheit, Ihre Lagerkosten zu reduzieren und sich gleichzeitig von Altlasten zu befreien, ohne selbst zusätzliche Ressourcen aufwenden zu müssen.
