Was für das Leben eines Menschen gilt, ist umso mehr Bestandteil der unternehmerischen Tätigkeit. Egal ob als Selbstständiger, GmbH, AG, Freiberufler, SE oder andere Betriebsform. Papier und Dokumentationen sind allgegenwärtig und schaffen schier unendliche Mengen an Akten und Unterlagen. Flankiert werden diese Dokumentationen von strengen Aufbewahrungspflichten. Diese finden sich vornehmlich im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) wieder.
Derzeit ist es für viele Unternehmen nicht leicht sich am Markt zu behaupten und auch mittel — bis langfristig wirtschaftlich sinnvoll weiter zu existieren, sodass wir uns in nächster Zeit leider auch vermehrt mit Betriebs- und Geschäftsaufgaben sowie Insolvenzen beschäftigen müssen. Aber eine Betriebs- und Geschäftsaufgabe kann natürlich auch aus ganz anderen Gründen erfolgen. Mal ist es strategisch bedingt, mal altersbedingt und andere widerum finden keine Nachfolger bzw. haben die Lust am Unternehmertum verloren – die Masse an Verpflichtungen der man als Unternehmen ausgesetzt ist, ist dabei nicht in wenigen Fällen der Treiber.
Was ist zu tun?
Aber eine Betriebsaufgabe bedeutet natürlich nicht nur Aufwand im Umgang mit Akten und Dokumenten. Die Reihe an Themen und Aufgaben an die zu denken ist, ist lang. Bitte denken Sie auch an folgende To Do´s:
| To Do | Was ist zu tun? | |
| ☐ | Mitarbeiter | Kündigung der Arbeitsverträge – Beachtung der Kündigungsfristen |
| ☐ | Geschäftspartner | Schriftl. Information an Lieferanten, ggf. Regelung bestehender Verbindlichkeiten, Liefer-oder Rahmenverträge kündigen |
| ☐ | Finanzamt | Mitteilung der Betriebsschließung in Absprache mit dem Steuerberater |
| ☐ | Gewerbeamt | Gewerbeabmeldung |
| ☐ | Steuerberater | Kündigung des Buchführungsvertrages, steuerliche Folgen der Betriebsaufgabe klären |
| ☐ | Bank/ Sparkasse | Geschäftskonto auflösen, Kreditkartenverträge/ Daueraufträge kündigen, Einzugsermächtigungen widerrufen, Darlehensverträge prüfen und Gespräche mit der Hausbank zur Regulierung bzw. Ablösung führen |
| ☐ | Handelsregister | Falls der Betrieb als Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen Sie das Erlöschen der Firma in öffentlich beglaubigter Form über einen Notar anmelden. Beachte: Regelungen bei bestimmten Rechtsformen |
| ☐ | Erlaubnisbehörden/ Registerstellen | Falls Sie für Ihre gewerbliche Tätigkeit eine Erlaubnis (z. B. Erlaubnis gem. §§ 34d, 34e und 34f GewO oder § 32 KWG) bzw. eine Registereintragung benötigten, sind die zuständigen Erlaubnis- und Registerbehörden zu informieren. |
| ☐ | Räume/ Objekte | Kündigung des Miet- oder Pachtvertrages |
| ☐ | Pers. Krankenversicherung | Mitteilung an persönliche Krankenversicherung |
| ☐ | Pers. Rentenversicherung | Mitteilung an persönliche zuständige Versicherung/ Versicherungsanstalt. Bei geplanter Inanspruchnahme von Altersrente, diese rechtzeitig beantragen! (spätestens 3 Monate vorher) |
| ☐ | Berufsgenossenschaften | Mitteilung der Betriebsschließung (innerhalb von 2 Wochen danach) |
| ☐ | Betriebsversicherungen | Teilen Sie der Versicherung unbedingt den Grund der Kündigung mit und bitten um eine Nachversicherung für einen gewissen Zeitraum, falls die Gefahr besteht, dass nach Betriebsschließung noch ein Haftungsfall eintritt |
| ☐ | Laufende Verträge | Mitteilung der Betriebsschließung, ggf. Kündigung der Verträge |
| ☐ | Geschäftsunterlagen | Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen/ Steuerunterlagen organisieren. Aufbewahrungsfristen beachten |
Wer hilft?
Eine ausführlichere Checkliste finden Sie bei der IHK Chemnitz.
Insbesondere für Ihre Geschäftsunterlagen bietet sich das Zurückgreifen auf externe Dienstleister an. Zum einen fehlt es oftmals an ausreichend Platz und die Anmietung von Räumlichkeiten ausschließlich zur Aufbewahrung ist in den allermeisten Fällen keine sinnvolle Lösung. Zum anderen müssen die Akten und Dokumente nicht einfach nur „irgendwie“ gelagert werden, sondern unterliegen auch bei der Form der Lagerung diversen Anforderungen etwa nach den GOBD oder den angemessenen TOMs nach Art 24, 25, 32 DS-GVO.
Patronus ist Ihr Partner
Patronus Datenservice ist dafür Ihr richtiger Ansprechpartner. Durch Videoüberwachte Archivräume, Einbruch- und Brandmeldeanlagen, Protokollierte Zugangs- und Zugriffskontrollen und versiegelten Kartonagen gewährleisten wir ein angemessenes Sicherheitsniveau für Ihre Geschäftsunterlagen. Durch faire Preise erzielen Sie mit uns deutliche Einspareffekte. So sparen Sie mit uns bei einem „normalen“ Aktenbestand bis zu 1.200 € im Jahr (840 Aktenordner für 2,60€/ Ordner p.a.; 3360 € Durchschnittsmiete Büro 2019)
