Formular-Dschungel bei Geschäftsaufgabe

Partner für Archivierung aller Art.
Formulare und Papierkram begleiten und täglich in fast allen Geschäftsprozessen. Patronus ist Profi für Archivierung aller Art.

Was für das Leben eines Menschen gilt, ist umso mehr Bestandteil der unternehmerischen Tätigkeit. Egal ob als Selbstständiger, GmbH, AG, Freiberufler, SE oder andere Betriebsform. Papier und Dokumentationen sind allgegenwärtig und schaffen schier unendliche Mengen an Akten und Unterlagen. Flankiert werden diese Dokumentationen von strengen Aufbewahrungspflichten. Diese finden sich vornehmlich im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) wieder.

Derzeit ist es für viele Unternehmen nicht leicht sich am Markt zu behaupten und auch mittel — bis langfristig wirtschaftlich sinnvoll weiter zu existieren, sodass wir uns in nächster Zeit leider auch vermehrt mit Betriebs- und Geschäftsaufgaben sowie Insolvenzen beschäftigen müssen. Aber eine Betriebs- und Geschäftsaufgabe kann natürlich auch aus ganz anderen Gründen erfolgen. Mal ist es strategisch bedingt, mal altersbedingt und andere widerum finden keine Nachfolger bzw. haben die Lust am Unternehmertum verloren – die Masse an Verpflichtungen der man als Unternehmen ausgesetzt ist, ist dabei nicht in wenigen Fällen der Treiber. 

Was ist zu tun?

Aber eine Betriebsaufgabe bedeutet natürlich nicht nur Aufwand im Umgang mit Akten und Dokumenten. Die Reihe an Themen und Aufgaben an die zu denken ist, ist lang. Bitte denken Sie auch an folgende To Do´s: 

 To Do Was ist zu tun? 
☐ Mitarbeiter Kündigung der Arbeitsverträge – Beachtung der Kündigungsfristen 
☐ Geschäftspartner Schriftl. Information an Lieferanten, ggf. Regelung bestehender Verbindlichkeiten, Liefer-oder Rahmenverträge kündigen 
☐ Finanzamt Mitteilung der Betriebsschließung in Absprache mit dem Steuerberater 
☐ Gewerbeamt Gewerbeabmeldung 
☐ Steuerberater Kündigung des Buchführungsvertrages, steuerliche Folgen der Betriebsaufgabe klären 
☐ Bank/ Sparkasse Geschäftskonto auflösen, Kreditkartenverträge/ Daueraufträge kündigen, Einzugsermächtigungen widerrufen, Darlehensverträge prüfen und Gespräche mit der Hausbank zur Regulierung bzw. Ablösung führen 
☐ Handelsregister Falls der Betrieb als Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen Sie das Erlöschen der Firma in öffentlich beglaubigter Form über einen Notar anmelden. Beachte: Regelungen bei bestimmten Rechtsformen 
☐ Erlaubnisbehörden/ Registerstellen Falls Sie für Ihre gewerbliche Tätigkeit eine Erlaubnis (z. B. Erlaubnis gem. §§ 34d, 34e und 34f GewO oder § 32 KWG) bzw. eine Registereintragung benötigten, sind die zuständigen Erlaubnis- und Registerbehörden zu informieren. 
☐ Räume/ Objekte Kündigung des Miet- oder Pachtvertrages 
☐ Pers. Krankenversicherung Mitteilung an persönliche Krankenversicherung 
☐ Pers. Rentenversicherung Mitteilung an persönliche zuständige Versicherung/ Versicherungsanstalt. Bei geplanter Inanspruchnahme von Altersrente, diese rechtzeitig beantragen! (spätestens 3 Monate vorher) 
☐ Berufsgenossenschaften Mitteilung der Betriebsschließung (innerhalb von 2 Wochen danach) 
☐ Betriebsversicherungen Teilen Sie der Versicherung unbedingt den Grund der Kündigung mit und bitten um eine Nachversicherung für einen gewissen Zeitraum, falls die Gefahr besteht, dass nach Betriebsschließung noch ein Haftungsfall eintritt 
☐ Laufende Verträge Mitteilung der Betriebsschließung, ggf. Kündigung der Verträge 
☐ Geschäftsunterlagen Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen/ Steuerunterlagen organisieren. Aufbewahrungsfristen beachten 
   

Wer hilft?

Eine ausführlichere Checkliste finden Sie bei der IHK Chemnitz

Insbesondere für Ihre Geschäftsunterlagen bietet sich das Zurückgreifen auf externe Dienstleister an. Zum einen fehlt es oftmals an ausreichend Platz und die Anmietung von Räumlichkeiten ausschließlich zur Aufbewahrung ist in den allermeisten Fällen keine sinnvolle Lösung. Zum anderen müssen die Akten und Dokumente nicht einfach nur „irgendwie“ gelagert werden, sondern unterliegen auch bei der Form der Lagerung diversen Anforderungen etwa nach den GOBD oder den angemessenen TOMs nach Art 24, 25, 32 DS-GVO. 

Patronus ist Ihr Partner

Patronus Datenservice ist dafür Ihr richtiger Ansprechpartner. Durch Videoüberwachte Archivräume, Einbruch- und Brandmeldeanlagen, Protokollierte Zugangs- und Zugriffskontrollen und versiegelten Kartonagen gewährleisten wir ein angemessenes Sicherheitsniveau für Ihre Geschäftsunterlagen. Durch faire Preise erzielen Sie mit uns deutliche Einspareffekte. So sparen Sie mit uns bei einem „normalen“ Aktenbestand bis zu 1.200 € im Jahr (840 Aktenordner für 2,60€/ Ordner p.a.; 3360 € Durchschnittsmiete Büro 2019) 

 

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Vom Blatt zur Datei

Durch den professionellen Scanservice von Patronus digitalisieren Sie ihre Dokumente und machen diese immer und überall verfügbar. Einmal digitalisiert, sind die wertvollen Inhalte vor einem dauerhaften Verlust durch äußere Einwirkungen geschützt – egal ob Feuer, Wasser oder Sturm. Das Scannen von Unterlagen bietet darüber hinaus auch die Vorteile Platz und damit Kosten zu sparen sowie ihre Dokumente zu strukturieren. Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre Organisation modern und effizient zu führen. Von der Quittung bis zum Format A0 und sogar darüber hinaus, unterstützen wir Sie mit unserer modernen Hardware.

Sicher Vernichten

Wir vernichten Ihre Dokumente und Datenträger sicher und nach aktuellen Standards der  DS-GVO und der DIN 66399. Dabei stehen wir für die einmalige Aktenvernichtungen an Ihrer Seite oder auch für eine Dauerstellung. Sollten Sie beim Beräumen Unterstützung benötigen, können Sie uns auch gerne hierzu ansprechen. Neben Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Mandantenakten, CD´s, USB-Sticks und vielen anderen Datenträgern, vernichten wir auch Ihre Festplatten. Diese werden durch uns im Streifenschnitt geschreddert. Hierbei richten wir uns wieder nach Schutzklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 und natürlich der DS-GVO.

Kompakte Aktenverwahrung

Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Patronus Datenservice sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten. 

Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt. Dabei behalten wir für Sie mit unserem eigenen ERP stets alle Fristen und Archivierungsanforderungen im Blick.

Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken.

Sicher und Gut Beraten

Die Umsetzung der unzähligen Anforderungen aus dem Datenschutz in den verschieden Organisationen von Unternehmen über Vereine und Kommunen bis hin zu Forschungseinrichtungen und medizinischen Organisationen stellt noch immer viele vor große Herausforderungen. Hier unterstützen wir von Patronus mit unserer jahrelangen juristischen und IT-Expertise ganzheitlich von der Datenschutzberatung und der Stellung des externen Datenschutzbeauftragten bis zur Datenschutzschulung. In einer immer digitaler werdenden Welt versuchen wir den richtigen Weg und Ausgleich zwischen der Bewahrung der Freiheiten des Einzelnen und den Möglichkeiten der freien Unternehmens/Organisationsentwicklung sowie Entfaltung von Innovationen mit Ihnen auszuloten. Dabei stehen wir mit unseren Partnern immer an Ihrer Seite.