Datensicherheit im Krankenhausarchiv

Wie Sie Ihre Patientendaten vor Wasserschäden schützen können

Ein Wasserrohrbruch hat viele Patientenakten zerstört und wichtige Daten verloren gehen lassen. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Daten und Dokumente schützen können.

Wasserschaden im Archiv: Ein Fallbeispiel aus Berlin

Ein Wasserschaden kann verheerende Folgen für Ihre Dokumente und Daten haben. Das musste kürzlich ein Krankenhaus in Schleswig-Holstein erfahren, als ein Wasserrohrbruch das Archiv überflutete und viele Patientenakten unleserlich machte. Trotz der schnellen Hilfe einer Fachfirma für Dokumentenrettung konnten nicht alle Akten gerettet werden und wertvolle Patientendaten gingen für immer verloren.

Was sagt die DS-GVO zum Schutz von Patientendaten?

Der Vorfall ist durch den Tätigkeitsbericht 2023 des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein bekannt geworden. Denn auch im Archiv schwingen der Datenschutz und die Datenschutz-Grundverordnung fast immer mit. Die DS-GVO fordert nach Ansicht von Dr. h. c. Marit Hansen, Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein, mindestensfolgende grundlegenden Maßnahmen:

  • kein Zugang für Unbefugte
  • Treffen von technisch und organisatorischen Maßnahmen, damit eine unbeabsichtigte Zerstörung oder unbeabsichtigte Schädigung der Daten verhindert wird (Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit der Datenverarbeitung).

Dieser Vorfall zeigt, wie wichtig es ist, Ihre Daten und Dokumente zu sichern und zu schützen. Dazu müssen Sie sowohl physische als auch technische Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.

Physische Sicherheitsmaßnahmen für Dokumente

So vermeiden Sie den Albtraum eines Wasserschadens im Archiv

Um Ihre Dokumente vor physischen Schäden zu bewahren, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Lagern Sie Ihre Dokumente in einem sicheren Archivraum, der vor Feuer, Wasser oder anderen Elementarschäden geschützt ist.
  • Sichern Sie den Zugang zum Archivraum mit Alarmsystemen, Überwachungskameras und Zugangskontrollen.
  • Verwenden Sie geeignete Verpackungs- und Lagermaterialien für Ihre Dokumente, wie z.B. säurefreies Papier oder Kunststoffboxen.
  • Halten Sie eine Inventarliste Ihrer Dokumente bereit und aktualisieren Sie diese regelmäßig.

Technische Sicherheitsmaßnahmen für Daten

Um Ihre Daten vor Verlust oder Diebstahl zu schützen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Erstellen Sie regelmäßig digitale Kopien Ihrer Dokumente und speichern Sie diese auf einem externen Datenträger oder in der Cloud.
  • Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Archivierung, um Ihre Daten schnell und einfach abzurufen und zu bearbeiten.
  • Schützen Sie Ihre Daten mit Passwörtern, Verschlüsselung oder anderen Methoden vor unbefugtem Zugriff.

Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand und installieren Sie einen Virenschutz.

Datensicherheit im Krankenhausarchiv: Fazit und Handlungsempfehlungen

Durch die Einhaltung dieser Sicherheitsmaßnahmen können Sie das Risiko von Datenverlusten minimieren und Ihre Dokumente und Daten für die Zukunft sichern.

Wie können Sie Ihre Daten effektiv und kostengünstig sichern?

Ein externes Archiv bietet Ihnen viele Vorteile für die Sicherheit und Verwaltung Ihrer Dokumente und Daten. Dort sind sie vor Feuer, Wasser oder anderen Gefahren geschützt. Ein weiterer Vorteil eines externen Archivs ist die digitale Archivierung. Die digitale Archivierung bedeutet, dass Ihre Dokumente gescannt und in digitaler Form gespeichert werden. Dies hat mehrere Vorteile: – Sie sparen Platz in Ihrem Büro oder Ihrem eigenen Archivraum. – Sie sparen Zeit bei der Suche und dem Abruf Ihrer Dokumente. – Sie sparen Kosten für Papier, Drucker oder Kopierer. – Sie verbessern die Qualität und Lesbarkeit Ihrer Dokumente. – Sie erhöhen die Sicherheit Ihrer Daten durch Verschlüsselung oder Passwortschutz.

Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der digitalen Archivierung erfahren möchten oder Hilfe bei der Umsetzung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir sind Ihr kompetenter Partner für professionelles Dokumentenmanagement.

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Vom Blatt zur Datei

Durch den professionellen Scanservice von Patronus digitalisieren Sie ihre Dokumente und machen diese immer und überall verfügbar. Einmal digitalisiert, sind die wertvollen Inhalte vor einem dauerhaften Verlust durch äußere Einwirkungen geschützt – egal ob Feuer, Wasser oder Sturm. Das Scannen von Unterlagen bietet darüber hinaus auch die Vorteile Platz und damit Kosten zu sparen sowie ihre Dokumente zu strukturieren. Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre Organisation modern und effizient zu führen. Von der Quittung bis zum Format A0 und sogar darüber hinaus, unterstützen wir Sie mit unserer modernen Hardware.

Sicher Vernichten

Wir vernichten Ihre Dokumente und Datenträger sicher und nach aktuellen Standards der  DS-GVO und der DIN 66399. Dabei stehen wir für die einmalige Aktenvernichtungen an Ihrer Seite oder auch für eine Dauerstellung. Sollten Sie beim Beräumen Unterstützung benötigen, können Sie uns auch gerne hierzu ansprechen. Neben Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Mandantenakten, CD´s, USB-Sticks und vielen anderen Datenträgern, vernichten wir auch Ihre Festplatten. Diese werden durch uns im Streifenschnitt geschreddert. Hierbei richten wir uns wieder nach Schutzklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 und natürlich der DS-GVO.

Kompakte Aktenverwahrung

Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Patronus Datenservice sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten. 

Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt. Dabei behalten wir für Sie mit unserem eigenen ERP stets alle Fristen und Archivierungsanforderungen im Blick.

Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken.

Sicher und Gut Beraten

Die Umsetzung der unzähligen Anforderungen aus dem Datenschutz in den verschieden Organisationen von Unternehmen über Vereine und Kommunen bis hin zu Forschungseinrichtungen und medizinischen Organisationen stellt noch immer viele vor große Herausforderungen. Hier unterstützen wir von Patronus mit unserer jahrelangen juristischen und IT-Expertise ganzheitlich von der Datenschutzberatung und der Stellung des externen Datenschutzbeauftragten bis zur Datenschutzschulung. In einer immer digitaler werdenden Welt versuchen wir den richtigen Weg und Ausgleich zwischen der Bewahrung der Freiheiten des Einzelnen und den Möglichkeiten der freien Unternehmens/Organisationsentwicklung sowie Entfaltung von Innovationen mit Ihnen auszuloten. Dabei stehen wir mit unseren Partnern immer an Ihrer Seite.