Wie Sie Ihre Patientendaten vor Wasserschäden schützen können
Ein Wasserrohrbruch hat viele Patientenakten zerstört und wichtige Daten verloren gehen lassen. Erfahren Sie hier, wie Sie Ihre Daten und Dokumente schützen können.
Wasserschaden im Archiv: Ein Fallbeispiel aus Berlin
Ein Wasserschaden kann verheerende Folgen für Ihre Dokumente und Daten haben. Das musste kürzlich ein Krankenhaus in Schleswig-Holstein erfahren, als ein Wasserrohrbruch das Archiv überflutete und viele Patientenakten unleserlich machte. Trotz der schnellen Hilfe einer Fachfirma für Dokumentenrettung konnten nicht alle Akten gerettet werden und wertvolle Patientendaten gingen für immer verloren.
Was sagt die DS-GVO zum Schutz von Patientendaten?
Der Vorfall ist durch den Tätigkeitsbericht 2023 des Unabhängigen Landeszentrums für Datenschutz Schleswig-Holstein bekannt geworden. Denn auch im Archiv schwingen der Datenschutz und die Datenschutz-Grundverordnung fast immer mit. Die DS-GVO fordert nach Ansicht von Dr. h. c. Marit Hansen, Landesbeauftragte für Datenschutz Schleswig-Holstein, mindestensfolgende grundlegenden Maßnahmen:
- kein Zugang für Unbefugte
- Treffen von technisch und organisatorischen Maßnahmen, damit eine unbeabsichtigte Zerstörung oder unbeabsichtigte Schädigung der Daten verhindert wird (Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit der Datenverarbeitung).
Dieser Vorfall zeigt, wie wichtig es ist, Ihre Daten und Dokumente zu sichern und zu schützen. Dazu müssen Sie sowohl physische als auch technische Sicherheitsmaßnahmen ergreifen.
Physische Sicherheitsmaßnahmen für Dokumente
So vermeiden Sie den Albtraum eines Wasserschadens im Archiv
Um Ihre Dokumente vor physischen Schäden zu bewahren, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Lagern Sie Ihre Dokumente in einem sicheren Archivraum, der vor Feuer, Wasser oder anderen Elementarschäden geschützt ist.
- Sichern Sie den Zugang zum Archivraum mit Alarmsystemen, Überwachungskameras und Zugangskontrollen.
- Verwenden Sie geeignete Verpackungs- und Lagermaterialien für Ihre Dokumente, wie z.B. säurefreies Papier oder Kunststoffboxen.
- Halten Sie eine Inventarliste Ihrer Dokumente bereit und aktualisieren Sie diese regelmäßig.
Technische Sicherheitsmaßnahmen für Daten
Um Ihre Daten vor Verlust oder Diebstahl zu schützen, sollten Sie folgende Punkte beachten:
- Erstellen Sie regelmäßig digitale Kopien Ihrer Dokumente und speichern Sie diese auf einem externen Datenträger oder in der Cloud.
- Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Archivierung, um Ihre Daten schnell und einfach abzurufen und zu bearbeiten.
- Schützen Sie Ihre Daten mit Passwörtern, Verschlüsselung oder anderen Methoden vor unbefugtem Zugriff.
Halten Sie Ihre Software auf dem neuesten Stand und installieren Sie einen Virenschutz.
Datensicherheit im Krankenhausarchiv: Fazit und Handlungsempfehlungen
Durch die Einhaltung dieser Sicherheitsmaßnahmen können Sie das Risiko von Datenverlusten minimieren und Ihre Dokumente und Daten für die Zukunft sichern.
Wie können Sie Ihre Daten effektiv und kostengünstig sichern?
Ein externes Archiv bietet Ihnen viele Vorteile für die Sicherheit und Verwaltung Ihrer Dokumente und Daten. Dort sind sie vor Feuer, Wasser oder anderen Gefahren geschützt. Ein weiterer Vorteil eines externen Archivs ist die digitale Archivierung. Die digitale Archivierung bedeutet, dass Ihre Dokumente gescannt und in digitaler Form gespeichert werden. Dies hat mehrere Vorteile: – Sie sparen Platz in Ihrem Büro oder Ihrem eigenen Archivraum. – Sie sparen Zeit bei der Suche und dem Abruf Ihrer Dokumente. – Sie sparen Kosten für Papier, Drucker oder Kopierer. – Sie verbessern die Qualität und Lesbarkeit Ihrer Dokumente. – Sie erhöhen die Sicherheit Ihrer Daten durch Verschlüsselung oder Passwortschutz.
Wenn Sie mehr über die Möglichkeiten der digitalen Archivierung erfahren möchten oder Hilfe bei der Umsetzung benötigen, kontaktieren Sie uns gerne. Wir sind Ihr kompetenter Partner für professionelles Dokumentenmanagement.