Mit Zeitplan und Dokumentation, kommen Sie pünktlich und sicher ans Ziel
Zeitliche Koordinierung
In den meisten Fällen hat der Digitalisierungsprozess einen klaren Zeitplan. Dies können vereinbarte Bearbeitungs- und Lieferzeiten oder Servicezeiten sein. Um Ihren Zeitplan halten zu können, sollte es auf beiden Seiten (Anforderer etwa Personalabteilung und Umsetzung) feste Ansprechpartner geben, welche auch erreichbar sein müssen. Diese sollten zugleich auch mit qualitätssichernden Aufgaben betraut werden, die über die zeitliche Organisation hinausgehen. Die Digitalisierung von Dokumenten führt oft zu großen Schwankungen im Verarbeitungsvolumen beispielsweise können Papierakten aufgrund von Personalmangel nicht schnell genug sortiert oder verarbeitet werden, um gescannt zu werden.
Schwankungen verlangen Flexibilität
Oft wechselt auch die Menge der eingehenden Dokumente von Tag zu Tag stark und schwankt. Aus diesen Gründen sollten Sie Möglichkeiten einrichten, die es erlauben, diese Schwankungen durch eine entsprechende Anpassung der Arbeitskapazität bzw. des Personalbestands auszugleichen. Hierbei ist Flexibilität gefragt. Gleichen Sie Arbeitsspitzen durch Mehrschichtbetrieb aus oder größere Auslastungslücken durch Überstundenabbau oder spontane Urlaubstage für die Mitarbeiter. Nehmen wir einmal beispielhaft an, dass Sie etwa Digitalisierung von 40.000 Dokumenten bewältigen müssen. Für dieses Arbeitsvolumen beschäftigen Sie ein großes Team monatelang. Was aber, wenn dann im Anschluss an diesen Auftrag, täglich nur noch ein Workload von nur 4.000 Dokumente pro Tag bearbeiten werden muss? Dann benötigen Sie wahrscheinlich nur noch ein oder zwei Mitarbeiter und müssen den „Overhead“ kompensieren bzw. alternativ einsetzen können.
Datenschutz und andere Anforderungen
Es gibt weitere Anforderungen, die unerlässlich sind. So ist hier z.B. nicht erst seit der Datenschutz-Grundverordnung der Datenschutz bei der internen oder externen Verarbeitung, Übermittlung und Vernichtung von Dokumenten (z. B. von einem Scan-Dienstleister zu Ihnen) und die Datensicherheit bei der Digitalisierung von Personal- oder Patientenakten ein immer präsenter Wegbegleiter. Aber, je nach Zielsetzung und Dokumentenart, gibt es noch weitere rechtliche Treiber neben der DS-GVO etwa Vorgaben aus der steuerrechtlichen Abgabenordnung (AO), dem Handelsrecht (HGB) oder auch aus den Anwendungserlassen der Finanzbehörden. Je nach Schutzbedarf und Kritikalität der Daten müssen Sie Ihre Papierdokumente sicher, am besten in einem abschließbaren Transportbehälter (teilweise sogar versigelt), vom Archiv zum Standort des Dokumentenscanservices transportieren. Erwägen Sie auch die Bereitstellung von Dienstleistungen im Notfall oder Katastrophenfall (Unfall, Feuer, Stromausfall, Raub usw.). Im Ernstfall sollten Sie einen Alternativ-/Backup-Speicherort angeben, der Scans ohne Unterbrechung weiter generieren kann.
Verträge und Dokumentationen geben Rechtssicherheit
All diese Anforderungen müssen vorab geregelt werden, damit sie bis zur Vertragsunterzeichnung geklärt werden können. Da aufgrund des Art. 28 DS-GVO bei den allermeisten Scanaufträge der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) konstitutiv ist, müssen viele Themen zur Datensicherheit und dem Datenschutz schon vorab in einem solchen AVV abgestimmt werden. Wenn Sie wiederum „ersetzend Scannen“ möchten, wird eine Verfahrensdokumentation unerlässliche, welche ebenfalls sehr detailliert alle relevanten Fragen festlegt. Hier lohnt sich der doch eher mühselige Aufwand, eine solche vorab und gerne mit Unterstützung eines Dienstleisters zu erstellen. Mittlerweile hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mit der „TR-Resiscan“ (BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen) auch eine Handreichung für ein möglichst rechtssichere und originalerhaltende Vorgehensweise beim Scannen veröffentlicht, welche sich mehr und mehr etabliert.
