Das papierlose Büro – Teil 3 von 6

Mit Zeitplan und Dokumentation, kommen Sie pünktlich und sicher ans Ziel

Zeitliche Koordinierung

In den meisten Fällen hat der Digitalisierungsprozess einen klaren Zeitplan. Dies können vereinbarte Bearbeitungs- und Lieferzeiten oder Servicezeiten sein. Um Ihren Zeitplan halten zu können, sollte es auf beiden Seiten (Anforderer etwa Personalabteilung und Umsetzung) feste Ansprechpartner geben, welche auch erreichbar sein müssen. Diese sollten zugleich auch mit qualitätssichernden Aufgaben betraut werden, die über die zeitliche Organisation hinausgehen. Die Digitalisierung von Dokumenten führt oft zu großen Schwankungen im Verarbeitungsvolumen beispielsweise können Papierakten aufgrund von Personalmangel nicht schnell genug sortiert oder verarbeitet werden, um gescannt zu werden.

Schwankungen verlangen Flexibilität

Oft wechselt auch die Menge der eingehenden Dokumente von Tag zu Tag stark und schwankt. Aus diesen Gründen sollten Sie Möglichkeiten einrichten, die es erlauben, diese Schwankungen durch eine entsprechende Anpassung der Arbeitskapazität bzw. des Personalbestands auszugleichen. Hierbei ist Flexibilität gefragt. Gleichen Sie Arbeitsspitzen durch Mehrschichtbetrieb aus oder größere Auslastungslücken durch Überstundenabbau oder spontane Urlaubstage für die Mitarbeiter. Nehmen wir einmal beispielhaft an, dass Sie etwa Digitalisierung von 40.000 Dokumenten bewältigen müssen. Für dieses Arbeitsvolumen beschäftigen Sie ein großes Team monatelang. Was aber, wenn dann im Anschluss an diesen Auftrag, täglich nur noch ein Workload von nur 4.000 Dokumente pro Tag bearbeiten werden muss? Dann benötigen Sie wahrscheinlich nur noch ein oder zwei Mitarbeiter und müssen den „Overhead“ kompensieren bzw. alternativ einsetzen können.

Datenschutz und andere Anforderungen

Es gibt weitere Anforderungen, die unerlässlich sind. So ist hier z.B. nicht erst seit der Datenschutz-Grundverordnung der Datenschutz bei der internen oder externen Verarbeitung, Übermittlung und Vernichtung von Dokumenten (z. B. von einem Scan-Dienstleister zu Ihnen) und die Datensicherheit bei der Digitalisierung von Personal- oder Patientenakten ein immer präsenter Wegbegleiter. Aber, je nach Zielsetzung und Dokumentenart, gibt es noch weitere rechtliche Treiber neben der DS-GVO etwa Vorgaben aus der steuerrechtlichen Abgabenordnung (AO), dem Handelsrecht (HGB) oder auch aus den Anwendungserlassen der Finanzbehörden. Je nach Schutzbedarf und Kritikalität der Daten müssen Sie Ihre Papierdokumente sicher, am besten in einem abschließbaren Transportbehälter (teilweise sogar versigelt), vom Archiv zum Standort des Dokumentenscanservices transportieren. Erwägen Sie auch die Bereitstellung von Dienstleistungen im Notfall oder Katastrophenfall (Unfall, Feuer, Stromausfall, Raub usw.). Im Ernstfall sollten Sie einen Alternativ-/Backup-Speicherort angeben, der Scans ohne Unterbrechung weiter generieren kann.

Verträge und Dokumentationen geben Rechtssicherheit

All diese Anforderungen müssen vorab geregelt werden, damit sie bis zur Vertragsunterzeichnung geklärt werden können. Da aufgrund des Art. 28 DS-GVO bei den allermeisten Scanaufträge der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrages (AVV) konstitutiv ist, müssen viele Themen zur Datensicherheit und dem Datenschutz schon vorab in einem solchen AVV abgestimmt werden. Wenn Sie wiederum „ersetzend Scannen“ möchten, wird eine Verfahrensdokumentation unerlässliche, welche ebenfalls sehr detailliert alle relevanten Fragen festlegt. Hier lohnt sich der doch eher mühselige Aufwand, eine solche vorab und gerne mit Unterstützung eines Dienstleisters zu erstellen. Mittlerweile hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mit der „TR-Resiscan“ (BSI TR-03138 Ersetzendes Scannen) auch eine Handreichung für ein möglichst rechtssichere und originalerhaltende Vorgehensweise beim Scannen veröffentlicht, welche sich mehr und mehr etabliert.

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Vom Blatt zur Datei

Durch den professionellen Scanservice von Patronus digitalisieren Sie ihre Dokumente und machen diese immer und überall verfügbar. Einmal digitalisiert, sind die wertvollen Inhalte vor einem dauerhaften Verlust durch äußere Einwirkungen geschützt – egal ob Feuer, Wasser oder Sturm. Das Scannen von Unterlagen bietet darüber hinaus auch die Vorteile Platz und damit Kosten zu sparen sowie ihre Dokumente zu strukturieren. Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre Organisation modern und effizient zu führen. Von der Quittung bis zum Format A0 und sogar darüber hinaus, unterstützen wir Sie mit unserer modernen Hardware.

Sicher Vernichten

Wir vernichten Ihre Dokumente und Datenträger sicher und nach aktuellen Standards der  DS-GVO und der DIN 66399. Dabei stehen wir für die einmalige Aktenvernichtungen an Ihrer Seite oder auch für eine Dauerstellung. Sollten Sie beim Beräumen Unterstützung benötigen, können Sie uns auch gerne hierzu ansprechen. Neben Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Mandantenakten, CD´s, USB-Sticks und vielen anderen Datenträgern, vernichten wir auch Ihre Festplatten. Diese werden durch uns im Streifenschnitt geschreddert. Hierbei richten wir uns wieder nach Schutzklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 und natürlich der DS-GVO.

Kompakte Aktenverwahrung

Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Patronus Datenservice sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten. 

Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt. Dabei behalten wir für Sie mit unserem eigenen ERP stets alle Fristen und Archivierungsanforderungen im Blick.

Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken.

Sicher und Gut Beraten

Die Umsetzung der unzähligen Anforderungen aus dem Datenschutz in den verschieden Organisationen von Unternehmen über Vereine und Kommunen bis hin zu Forschungseinrichtungen und medizinischen Organisationen stellt noch immer viele vor große Herausforderungen. Hier unterstützen wir von Patronus mit unserer jahrelangen juristischen und IT-Expertise ganzheitlich von der Datenschutzberatung und der Stellung des externen Datenschutzbeauftragten bis zur Datenschutzschulung. In einer immer digitaler werdenden Welt versuchen wir den richtigen Weg und Ausgleich zwischen der Bewahrung der Freiheiten des Einzelnen und den Möglichkeiten der freien Unternehmens/Organisationsentwicklung sowie Entfaltung von Innovationen mit Ihnen auszuloten. Dabei stehen wir mit unseren Partnern immer an Ihrer Seite.