Erfolgreiches Digitalisieren- deutlich mehr als bloßes Scannen!
Die Wirtschaftlichkeit
Die Anforderungen der Wirtschaftlichkeit, also ein möglichst gutes Verhältnis vom Preis zur Dienstleistung „Digitalisierung von Papierdokumenten“, stehen oft im Vordergrund. Hier sollten Sie Folgendes beachten: Wollen Sie die Dienstleistung selbst, in Ihrer Firma, erbringen, fallen einmalige Kosten an, für die Anschaffung der Hardware (Scanstation, Arbeitsplatzausstattung etc.), zur Beschaffung der Software (Beispiel: OCR-Erkennung, Volltexterzeugung, Formatkonvertierung) und die Kosten für die Einstellung/ Abstellung der entsprechenden Mitarbeiter und deren Einarbeitung. Hinzu kommen sogenannte Regelarbeiten, die sich aus Hardware- und Softwarewartung, hohen Arbeitskosten und normalen Logistikkosten (LKW, Container etc.) zusammensetzen. Ein weiterer weniger offensichtlicher Aufwand besteht darin, den Prozess abzusichern (GoBD-konform, DS-GVO-konform, Dokumentenverlust vermeiden usw.) und eine gleichbleibend hohe Scanqualität sicherzustellen (z. B. Stichproben Bildkontrolle). Wird die Leistung an einen externen Dienstleister ausgelagert, werden diese Kosten in der Regel zum Einheitspreis, also einem Preis pro Blatt oder Ordner berücksichtigt und auf alle Kunden verteilt.
Die Vollständigkeit
Die Vollständigkeit ist das Wichtigste beim Scannen und Digitalisieren! Die Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit bei der Verarbeitung aller Akten und Dokumente sind der entscheidende Punkt in diesem Prozess. Viele Anwender diskutieren intensiv über den Einsatz eines eigenen Speichersystems, um die Sicherheitsvorkehrungen einzuhalten. Aber im Digitalisierungsprozess sind keine Verfahren festgelegt wie die Anzahl der gescannten Papierseiten und der erfassten Bilder sichergestellt werden. Das mag auf wenigen Blättern einfach erscheinen, aber bei einer großen Papiermenge, beispielsweise beim Scannen von 50.000 Dateien auf jeweils 500 Blättern, ist dies keine leichte Aufgabe. In diesem Fall laufen Sie Gefahr, Seiten, Dokumente oder ganze Dateien zu verlieren. Im schlimmsten Fall wird dies erst festgestellt, wenn die Unterlagen benötigt werden, es aber zu spät ist, weil alle Unterlagen bereits physisch vernichtet wurden.
Die Nachvollziehbarkeit
Eine durchgängige Nachvollziehbarkeit aller Prozessschritte ist im Falle eines nicht auszuschließenden Fehlers und für die spätere Fehlersuche und -behebung besonders wichtig. Was passiert mit Dateien, die aufgrund eines vorübergehenden Ausfalls der Netzwerkverbindung während der Übertragung nicht wie geplant importiert werden können? Wird der Importvorgang angehalten und gestoppt, bis der Administrator das Problem bemerkt, oder wird die problematische Datei in das sogenannte Fehlerverzeichnis kopiert und der Importvorgang mit der nächsten Datei fortgesetzt? Um die Nachvollziehbarkeit zu erreichen, muss der Digitalisierungsprozess in einer Verfahrensdokumentation beschrieben werden. Dazu gehören typischerweise sowohl Arbeitsanweisungen zur Durchführung von Prozessschritten als auch die Regelung von Notfällen.
Die Qualität
Der Scan muss eine für die fachliche Funktion ausreichende Bildqualität (Auflösung, Farbe, Kontrast) haben, also bei Rechnungen z.B. die Lesbarkeit der Fußzeile mit USt-ID etc., sowie die richtige Leseausrichtung. Die richtige Reihenfolge innerhalb des Dokumentes und ggf. des gesamten Aktenordners ist verpflichtend. Es stellt sich auch die Situation, dass einige elektronische Verfahren im Digitalisierungsprozess andere Anforderungen an die Bildqualität stellen als der Mensch. Für die meisten Menschen scheint ein Farbbild die beste Qualität zu haben, während für den Prozess der optischen Zeichenerkennung (OCR) ein bitonales Bild (schwarz/weiß) eines Papierdokuments normalerweise zu besseren Software-Leseergebnissen führt. Bei normalen Papierakten empfiehlt sich eine PDF-Datei mit einer Auflösung von 300 dpi pro Din-A4 Seite für schwarz/weiß-Darstellungen und einer Auflösung von 200 dpi oder 300 dpi pro Din-A4 Seite für farbige Abbildungen. In den meisten Fällen wird auch eine Volltext-OCR durchgeführt und das Ergebnis als Text in die PDF-Datei eingefügt.
