Digitale Lösungen die Ihnen dabei helfen möglichst papierlos zu arbeiten beschleunigen Ihre Prozesse, sparen bares Geld und entlasten Ihre Mitarbeiter sowie die Umwelt.
In den nächsten Wochen geben wir Ihnen Hinweise und Tipps zum Digitalisieren Ihrer Prozesse in sechs ausführlichen Blogbeiträgen.
Sie sind herzlich dazu eingeladen auch Ihre Erfahrungen durch Kommentare und Hinweise mit einfließen zu lassen!
Intern oder Extern Scannen?
Denken Sie in den letzten Jahren immer mehr über das papierlose Büro nach? Zieht Ihr Unternehmen bald um? Oder plant Ihr Unternehmen die Einführung eines Archiv- oder Dokumentenmanagement-systems? Dann haben Sie vielleicht im Internet den nächstgelegenen Scan-Dienstleister gefunden. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn die räumliche Nähe ist nicht das einzige und auch nicht das wichtigste Entscheidungskriterium bei der Wahl eines kompetenten Dienstleisters.
Damit sie eine bessere Entscheidung treffen können, möchten wir Ihnen einige Aspekte aufzeigen und Empfehlungen geben, was die Auslagerung an einen Dienstleister interessant machen.
Fangen wir ganz von vorne an. Wie sieht der Digitalisierungsprozess im Detail aus bzw. was machen eigentlich Scandienstleister?
Zunächst wird zwischen der einmaligen Digitalisierung von Akten und der periodischen Bearbeitung von Papierdokumenten („Tagesarbeit“) unterschieden.
Bei der einmaligen Digitalisierung werden große Papierarchive, Zeichnungsarchive oder Aktensammlungen im Rahmen der Einführung eines internen DMS (Dokumentenmanagementsystem), einer Personalverwaltungssoftware (HR-Software) oder durch einen Umzug oft aufgelöst. Periodische Bearbeitung ist die wiederholte Digitalisierung von aufbewahrungspflichtiger oder aufbewahrungswürdiger eingehender Eingangspost. „Periodisch“ bedeutet einen täglichen, einen wöchentlichen oder einen monatlichen Rhythmus.
Der Digitalisierungsprozess
Wie gestaltet sich der Ablauf?
- die Akten/Dokumente werden abgeholt (z. B. in Datensicherungsbehältern oder in sicheren Kartons verpackt)
- die Unterlagen werden vorbereitet/ aufbereitet (z. B. sortieren, Heft- und Büroklammern entfernen, Haftnotizen einarbeiten etc.)
- Scannen / Digitalisieren
- Bildbearbeitung
- Manuelles Erfassen / Indexieren (Sortieren und Löschen von Bildern)
- Rücktransport der Akten/Dokumente oder die Einlagerung/Archivierung
- Datenschutzkonforme Vernichtung einschließlich Vernichtungszertifikat
Gerade bei größeren Aktenmengen ist dies eine sehr komplexe Angelegenheit. Wenn sie z. B. 50.000 Aktenordner digitalisieren möchten oder einen täglichen Posteingang von 5.000 Dokumenten haben, stehen sie vor großen Herausforderung und diversen Fragen, die Sie zunächst beantworten müssen.
Was ist wichtig für sie als Unternehmen- welche Anforderungen sind wesentlich bei der Digitalisierung?
- Wirtschaftlichkeit
- Vollständigkeit
- Nachvollziehbarkeit aller Prozessschritte
- Qualität der Scan-Verarbeitung
- Zeitvorgaben / Flexibilität
- Datenschutz und Datensicherheit
