Das papierlose Büro- Auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit / Teil 1 von 6

Digitale Lösungen die Ihnen dabei helfen möglichst papierlos zu arbeiten beschleunigen Ihre Prozesse, sparen bares Geld und entlasten Ihre Mitarbeiter sowie die Umwelt.

In den nächsten Wochen geben wir Ihnen Hinweise und Tipps zum Digitalisieren Ihrer Prozesse in sechs ausführlichen Blogbeiträgen.

Sie sind herzlich dazu eingeladen auch Ihre Erfahrungen durch Kommentare und Hinweise mit einfließen zu lassen!

Intern oder Extern Scannen?

Denken Sie in den letzten Jahren immer mehr über das papierlose Büro nach? Zieht Ihr Unternehmen bald um? Oder plant Ihr Unternehmen die Einführung eines Archiv- oder Dokumentenmanagement-systems? Dann haben Sie vielleicht im Internet den nächstgelegenen Scan-Dienstleister gefunden. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn die räumliche Nähe ist nicht das einzige und auch nicht das wichtigste Entscheidungskriterium bei der Wahl eines kompetenten Dienstleisters.

Damit sie eine bessere Entscheidung treffen können, möchten wir Ihnen einige Aspekte aufzeigen und Empfehlungen geben, was die Auslagerung an einen Dienstleister interessant machen.

Fangen wir ganz von vorne an. Wie sieht der Digitalisierungsprozess im Detail aus bzw. was machen eigentlich Scandienstleister?

Zunächst wird zwischen der einmaligen Digitalisierung von Akten und der periodischen Bearbeitung von Papierdokumenten („Tagesarbeit“) unterschieden.

Bei der einmaligen Digitalisierung werden große Papierarchive, Zeichnungsarchive oder Aktensammlungen im Rahmen der Einführung eines internen DMS (Dokumentenmanagementsystem), einer Personalverwaltungssoftware (HR-Software) oder durch einen Umzug oft aufgelöst. Periodische Bearbeitung ist die wiederholte Digitalisierung von aufbewahrungspflichtiger oder aufbewahrungswürdiger eingehender Eingangspost. „Periodisch“ bedeutet einen täglichen, einen wöchentlichen oder einen monatlichen Rhythmus.

Der Digitalisierungsprozess

Wie gestaltet sich der Ablauf?

  • die Akten/Dokumente werden abgeholt (z. B. in Datensicherungsbehältern oder in sicheren Kartons verpackt)
  • die Unterlagen werden vorbereitet/ aufbereitet (z. B. sortieren, Heft- und Büroklammern entfernen, Haftnotizen einarbeiten etc.)  
  • Scannen / Digitalisieren
  • Bildbearbeitung
  • Manuelles Erfassen / Indexieren (Sortieren und Löschen von Bildern)
  • Rücktransport der Akten/Dokumente oder die Einlagerung/Archivierung
  • Datenschutzkonforme Vernichtung einschließlich Vernichtungszertifikat

Gerade bei größeren Aktenmengen ist dies eine sehr komplexe Angelegenheit. Wenn sie z. B. 50.000 Aktenordner digitalisieren möchten oder einen täglichen Posteingang von 5.000 Dokumenten haben, stehen sie vor großen Herausforderung und diversen Fragen, die Sie zunächst beantworten müssen.

Was ist wichtig für sie als Unternehmen- welche Anforderungen sind wesentlich bei der Digitalisierung?

  • Wirtschaftlichkeit
  • Vollständigkeit
  • Nachvollziehbarkeit aller Prozessschritte
  • Qualität der Scan-Verarbeitung
  • Zeitvorgaben / Flexibilität
  • Datenschutz und Datensicherheit

weiterführende Fragen zum Thema?

Sprechen Sie uns an

Weitere Themen

Das papierlose Büro – Teil 3 von 6

Mit Zeitplan und Dokumentation, kommen Sie pünktlich und sicher ans Ziel Zeitliche Koordinierung In den meisten Fällen hat der Digitalisierungsprozess einen klaren Zeitplan. Dies können vereinbarte Bearbeitungs- und Lieferzeiten oder Servicezeiten sein. Um Ihren Zeitplan

weiterlesen

Das papierlose Büro/ Teil 2 von 6

Erfolgreiches Digitalisieren- deutlich mehr als bloßes Scannen! Die Wirtschaftlichkeit Die Anforderungen der Wirtschaftlichkeit, also ein möglichst gutes Verhältnis vom Preis zur Dienstleistung „Digitalisierung von Papierdokumenten“, stehen oft im Vordergrund. Hier sollten Sie Folgendes beachten: Wollen

weiterlesen
Wir kontaktieren Sie gern!

Vom Blatt zur Datei

Durch den professionellen Scanservice von Patronus digitalisieren Sie ihre Dokumente und machen diese immer und überall verfügbar. Einmal digitalisiert, sind die wertvollen Inhalte vor einem dauerhaften Verlust durch äußere Einwirkungen geschützt – egal ob Feuer, Wasser oder Sturm. Das Scannen von Unterlagen bietet darüber hinaus auch die Vorteile Platz und damit Kosten zu sparen sowie ihre Dokumente zu strukturieren. Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre Organisation modern und effizient zu führen. Von der Quittung bis zum Format A0 und sogar darüber hinaus, unterstützen wir Sie mit unserer modernen Hardware.

Sicher Vernichten

Wir vernichten Ihre Dokumente und Datenträger sicher und nach aktuellen Standards der  DS-GVO und der DIN 66399. Dabei stehen wir für die einmalige Aktenvernichtungen an Ihrer Seite oder auch für eine Dauerstellung. Sollten Sie beim Beräumen Unterstützung benötigen, können Sie uns auch gerne hierzu ansprechen. Neben Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Mandantenakten, CD´s, USB-Sticks und vielen anderen Datenträgern, vernichten wir auch Ihre Festplatten. Diese werden durch uns im Streifenschnitt geschreddert. Hierbei richten wir uns wieder nach Schutzklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 und natürlich der DS-GVO.

Kompakte Aktenverwahrung

Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Patronus Datenservice sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten. 

Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt. Dabei behalten wir für Sie mit unserem eigenen ERP stets alle Fristen und Archivierungsanforderungen im Blick.

Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken.

Sicher und Gut Beraten

Die Umsetzung der unzähligen Anforderungen aus dem Datenschutz in den verschieden Organisationen von Unternehmen über Vereine und Kommunen bis hin zu Forschungseinrichtungen und medizinischen Organisationen stellt noch immer viele vor große Herausforderungen. Hier unterstützen wir von Patronus mit unserer jahrelangen juristischen und IT-Expertise ganzheitlich von der Datenschutzberatung und der Stellung des externen Datenschutzbeauftragten bis zur Datenschutzschulung. In einer immer digitaler werdenden Welt versuchen wir den richtigen Weg und Ausgleich zwischen der Bewahrung der Freiheiten des Einzelnen und den Möglichkeiten der freien Unternehmens/Organisationsentwicklung sowie Entfaltung von Innovationen mit Ihnen auszuloten. Dabei stehen wir mit unseren Partnern immer an Ihrer Seite.