Checkliste: Dokumente für den Scanservice vorbereiten

Mit dieser Checkliste bereiten Sie Ihre Dokumente optimal auf die professionelle Digitalisierung vor. Eine gute Vorbereitung spart Zeit, reduziert Kosten und sorgt für bestmögliche Scanergebnisse.

Vor der Übergabe

  • ☐ Umfang erfassen: Anzahl der Ordner, Mappen oder Kartons zählen bzw. schätzen
  • ☐ Dokumententypen identifizieren: Welche Unterlagen sind enthalten? (Verträge, Rechnungen, Personalakten, Pläne, Fotos etc.)
  • ☐ Formate notieren: Standardformate (A4/A3) und Sonderformate (A2, A1, A0, gebundene Dokumente, Karten) getrennt erfassen
  • ☐ Sortierreihenfolge festlegen: In welcher Reihenfolge sollen die Dokumente digitalisiert werden? (chronologisch, nach Vorgangsnummer, nach Abteilung etc.)
  • ☐ Indexierungskriterien definieren: Nach welchen Suchbegriffen wollen Sie die Dateien später finden? (z.B. Datum, Dokumententyp, Kundennummer, Vorgangsnummer)
  • ☐ Übergabe klären: Soll Patronus die Dokumente abholen, liefern Sie diese ab oder versenden Sie mit einem Versanddienstleister?

Scanvorgaben definieren

  • ☐ Klebezettel prüfen: Wie soll mit diesen umgegangen werden? Auf der beklebten Seite scannen oder auf einem separaten weißen Blatt?
  • ☐ Beschädigte Seiten kennzeichnen: Eingerissene, feuchte oder stark verschmutzte Dokumente separat markieren
  • ☐ Dürfen Dokumente zerschnitten werden? Bücher, Einbände, Abschlüsse etc. zum leichteren und kostengünstigeren Scan
  • ☐ Umgang mit Urkunden: Haben Dokumente besondere Eigenschaften wie gesiegelte Urkunden, gebundene Bescheide, wertvolle Umschläge?
  • ☐ Leere Seiten entscheiden: Sollen leere Rückseiten mitgescannt werden? (Hinweis: Im Normalfall werden Leerseiten automatisch entfernt)
  • ☐ Originale mit Durchschlägen prüfen: Durchschlagpapier kann Probleme beim Doppeleinzug verursachen — separat kennzeichnen

Technische Vorgaben klären

  • ☐ Gewünschte Auflösung: Standard 300 dpi (für die meisten Dokumente ausreichend) oder höher (z.B. 600 dpi für technische Zeichnungen, 1.200 dpi für Fotos/Dias)
  • ☐ Farbmodus: Farbe, Graustufen oder Schwarz-Weiß? (Empfehlung: Farbe, da automatische Erkennung möglich)
  • ☐ Ausgabeformat: PDF/A (empfohlen für Langzeitarchivierung), TIFF, JPG, DWG/DXF
  • ☐ OCR-Texterkennung: Soll Volltextsuche möglich sein? (Empfehlung: Ja)
  • ☐ Duplex-Scan: Vorder- und Rückseite scannen? (Empfehlung: Ja, mit automatischer Leerseitenentfernung)

Datenschutz und Sicherheit

  • ☐ Vertraulichkeitsstufe festlegen: Enthalten die Dokumente personenbezogene Daten oder besonders sensible Informationen?
  • ☐ Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Mit dem Scanservice einen AVV gemäß DS-GVO abschließen
  • ☐ Transportweg klären: Abholung durch den Dienstleister oder Versand? Bei Versand: versicherten und nachverfolgbaren Versandweg wählen
  • ☐ Zugangsberechtigungen: Wer darf auf die digitalisierten Dateien zugreifen?

Nach dem Scannen

  • ☐ Rückgabe oder Vernichtung festlegen: Sollen die Originale zurückgesendet, eingelagert oder vernichtet werden?
  • ☐ Bei Vernichtung: Sicherheitsstufe wählen gemäß ISO 21964 (ehemals DIN 66399) — abhängig von der Vertraulichkeit der Dokumente
  • ☐ Aufbewahrungsfristen prüfen: Dürfen die Papieroriginale bereits vernichtet werden, oder gelten noch gesetzliche Aufbewahrungspflichten?
  • ☐ Stichprobenprüfung der Scanergebnisse: Mindestens 5–10 % der digitalisierten Dokumente auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Indexierung prüfen
  • ☐ Bereitstellungsweg vereinbaren: Cloud-Upload, SFTP-Transfer oder physischer Datenträger?

Tipp: Je besser Ihre Dokumente vorbereitet sind, desto schneller und kostengünstiger verläuft die Digitalisierung. Bei Fragen zur Vorbereitung beraten wir Sie gerne.

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Vom Blatt zur Datei

Durch den professionellen Scanservice von Patronus digitalisieren Sie ihre Dokumente und machen diese immer und überall verfügbar. Einmal digitalisiert, sind die wertvollen Inhalte vor einem dauerhaften Verlust durch äußere Einwirkungen geschützt – egal ob Feuer, Wasser oder Sturm. Das Scannen von Unterlagen bietet darüber hinaus auch die Vorteile Platz und damit Kosten zu sparen sowie ihre Dokumente zu strukturieren. Wir unterstützen Sie gerne dabei Ihre Organisation modern und effizient zu führen. Von der Quittung bis zum Format A0 und sogar darüber hinaus, unterstützen wir Sie mit unserer modernen Hardware.

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Sicher Vernichten

Wir vernichten Ihre Dokumente und Datenträger sicher und nach aktuellen Standards der  DS-GVO und der DIN 66399. Dabei stehen wir für die einmalige Aktenvernichtungen an Ihrer Seite oder auch für eine Dauerstellung. Sollten Sie beim Beräumen Unterstützung benötigen, können Sie uns auch gerne hierzu ansprechen. Neben Buchhaltungsunterlagen, Personalakten, Mandantenakten, CD´s, USB-Sticks und vielen anderen Datenträgern, vernichten wir auch Ihre Festplatten. Diese werden durch uns im Streifenschnitt geschreddert. Hierbei richten wir uns wieder nach Schutzklassen und Sicherheitsstufen der DIN 66399 und natürlich der DS-GVO.

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Kompakte Aktenverwahrung

Die externe Aktenarchivierung spart Raum- und Personalkosten und hilft Ihnen sich zu 100% auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Patronus Datenservice sorgt für Sicherheit, Lagerung und Pflege ihrer Akten. 

Durch unsere Archiv-Lösungen optimieren Sie nicht nur Ihr Dokumentenmanagement und ebnen den Weg zum „papierlosen Büro“, sondern wissen Ihre Dokumente auch umfassend gegen unberechtigten Zugriff, Diebstahl, Feuer und Wasserschäden geschützt. Dabei behalten wir für Sie mit unserem eigenen ERP stets alle Fristen und Archivierungsanforderungen im Blick.

Wie in jedem Projekt mit Patronus, erarbeiten wir die für Sie passgenaue Lösung heraus und scheuen auch nicht davor, unkonventionelle Wege zu beschreiten bzw. über unseren Tellerrand hinaus zu denken.

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Sicher und Gut Beraten

Die Umsetzung der unzähligen Anforderungen aus dem Datenschutz in den verschieden Organisationen von Unternehmen über Vereine und Kommunen bis hin zu Forschungseinrichtungen und medizinischen Organisationen stellt noch immer viele vor große Herausforderungen. Hier unterstützen wir von Patronus mit unserer jahrelangen juristischen und IT-Expertise ganzheitlich von der Datenschutzberatung und der Stellung des externen Datenschutzbeauftragten bis zur Datenschutzschulung. In einer immer digitaler werdenden Welt versuchen wir den richtigen Weg und Ausgleich zwischen der Bewahrung der Freiheiten des Einzelnen und den Möglichkeiten der freien Unternehmens/Organisationsentwicklung sowie Entfaltung von Innovationen mit Ihnen auszuloten. Dabei stehen wir mit unseren Partnern immer an Ihrer Seite.

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