Allgemein

Von der Wiege bis zur Bahre. Formulare, Formulare.

By 12. Mai 2020 No Comments

Was für das Leben eines Menschen gilt, ist umso mehr Bestandteil der unternehmerischen Tätigkeit. Egal ob als Selbstständiger, GmbH, AG, Freiberufler, SE oder andere Betriebsform, Papier und Dokumentationen sind allgegenwärtig und schaffen schier unendliche Mengen an Akten und Unterlagen. Flankiert werden diese Dokumentationen von strengen Aufbewahrungspflichten, welche sich vornehmlich, aber nicht nur, im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) wiederfinden.

Schwierige Aussichten, zwingen Unternehmen zum Vorausdenken

Derzeit ist es für viele Unternehmen nicht leicht sich am Markt zu behaupten und auch mittel—bis langfristig wirtschaftlich sinnvoll weiter zu existieren, sodass wir uns in nächster Zeit leider auch vermehrt mit Betriebs- und Geschäftsaufgaben sowie Insolvenzen beschäftigen müssen. Aber eine Betriebs- und Geschäftsaufgabe kann natürlich auch aus ganz anderen Gründen erfolgen. Mal ist es strategisch bedingt, mal altersbedingt und andere widerum finden keine Nachfolger bzw. haben die Lust am Unternehmertum verloren – die Masse an Verpflichtungen der man als Unternehmen ausgesetzt ist, ist dabei nicht in wenigen Fällen der Treiber.

Checkliste für die To Do´s bei erin Betriebsaufgabe

Aber eine Betriebsaufgabe bedeutet natürlich nicht nur Aufwand im Umgang mit Akten und Dokumenten, die Reihe an Themen und Aufgaben an die zu denken ist, ist lang. Bitte denken Sie auch an folgenden To Do´s:

To Do Was ist zu tun?
Mitarbeiter Kündigung der Arbeitsverträge – Beachtung der Kündigungsfristen
Geschäftspartner Schrfitl. Information an Lieferanten, ggf. Regelung bestehender Verbindlichkeiten, Liefer-oder Rahmenverträge kündigen
Finanzamt Mitteilung der Betriebsschließung in Absprache mit dem Steuerberater
Gewerbeamt Gewerbeabmeldung
Steuerberater Kündigung des Buchführungsvertrages steuerliche Folgen der Betriebsaufgabe klären
Bank/ Sparkasse Geschäftskonto auflösen Kreditkartenverträge/ Daueraufträge kündigenEinzugsermächtigungen widerrufenDarlehensverträge prüfen und Gespräche mit der Hausbank zur Regulierung bzw. Ablösung führen
Handelsregister Falls der Betrieb als Firma im Handelsregister eingetragen ist, müssen Sie das Erlöschen der Firma in öffentlich beglaubigter Form über einen Notar anmelden.Beachte: Regelungen bei bestimmten Rechtsformen
Erlaubnisbehörden/ Registerstellen Falls Sie für Ihre gewerbliche Tätigkeit eine Erlaubnis (z. B. Erlaubnis gem. §§ 34d, 34e und 34f GewOoder § 32 KWG)bzw. eine Registereintragung benötigten, sind die zuständigen Erlaubnis-und Registerbehörden zu informieren.
Räume/ Objekte Kündigung des Miet-oder Pachtvertrages
Pers. Krankenversicherung Mitteilung an persönliche Krankenversicherung
Pers. Rentenversicherung Mitteilung an persönliche zuständige Versicherung/ Versicherungsanstalt Bei geplanter Inanspruchnahme von Altersrente, diese rechtzeitig beantragen! (spätestens 3 Monate vorher)
Berufsgenossenschaften Mitteilung der Betriebsschließung (innerhalb von 2 Wochen danach)
Betriebsversicherungen Teilen Sie der Versicherung unbedingt den Grund der Kündigung mit und bitten um eine Nachversicherung für einen gewissen Zeitraum, falls die Gefahr besteht, dass nach Betriebsschließung noch ein Haftungsfall eintritt
Laufende Verträge Mitteilung der Betriebsschließung, ggf. Kündigung der Verträge
Geschäftsunterlagen Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen/ Steuerunterlagen organisieren. Aufbewahrungsfristen beachten
 

Eine ausführlichere Checkliste finden Sie bei der IHK Chemnitz.

Externe Datenarchvivierung schafft Platz und bietet Sicherheit

Insbesondere für Ihre Geschäftsunterlagen bietet sich das Zurückgreifen auf externe Dienstleister an. Zum einen fehlt es oftmals an ausreichend Platz und die Anmietung von Räumlichkeiten ausschließlich zur Aufbewahrung ist in den allermeisten Fällen keine sinnvolle Lösung. Zum anderen müssen die Akten und Dokumente nicht einfach nur „irgendwie“ gelagert werden, sondern unterliegen auch bei der Form der Lagerung diversen Anforderungen etwa nach den GOBD oder den angemessenen TOMs nach Art 24, 25, 32 DS-GVO.

Patronus -Datenservice ist dafür ihr richtiger Ansprechpartner. Durch Videoüberwachte Archivräume, Einbruch- und Brandmeldeanlagen, Protokollierte Zugangs- und Zugriffskontrollen und Versiegelten Kartonagen gewährleisten wir ein angemessenes Sicherheitsniveau für Ihre Geschäftsunterlagen. Durch faire Preise erzielen Sie mit uns deutliche Einspareffekte. So sparen Sie mit uns bei einem „normalen“ Aktenbestand bis zu 1.200 € im Jahr (840 Aktenordner für 2,60€/ Ordner p.a.; 3360 € Durchschnittsmiete Büro 2019).

Wir sind für Sie jederzeit unter kontakt@patronus-datenservice.de oder +49 (0)3594 77 76 70 6 erreichbar!

Sie finden uns in Dresden und im Raum Bautzen in Demitz-Thumitz.

Author Patron

More posts by Patron